Ufficio Segreteria Sindaco

Gestione e espletamento delle seguenti attività:

• Ricevimento del pubblico per concordare appuntamento con il Sindaco. In tale ambito la Segreteria svolge un preliminare approfondimento sugli argomenti oggetto dell’incontro in modo da poter dare immediata risposta all’utenza, soprattutto quando l’argomento necessita il coinvolgimento di più uffici. Contemporaneamente viene valutata la possibilità di affidamento della pratica a uffici ritenuti competenti che possano dare supporto al Sindaco nel corso dell’eventuale appuntamento.
  

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• Presenza alle riunioni o agli appuntamenti maggiormente complessi che implichino un ulteriore espletamento di procedure.
  

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• Gestione e controllo dell’agenda del Sindaco con l’eventuale elaborazione delle missioni effettuate dal Primo Cittadino.
  

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• Rapporti con Organi Politici, Dirigenti e Capi Servizio riguardo ad attività svolte dall’Ufficio Segreteria e/o derivanti da comunicazioni da e per il Sindaco. Verifica dello stato delle pratiche per l’aggiornamento al Sindaco.
  

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• Ricevimento, gestione e disbrigo di tutta la corrispondenza (cartacea e informatica) e delle comunicazioni telefoniche indirizzate al Sindaco. In base all’urgenza vengono effettuate comunicazioni immediate al Primo Cittadino o ne viene rimandato l’ esame con il Primo Cittadino ad un momento successivo, elaborando le pratiche in modo da poter fornire in merito informazioni corrette e aggiornate.
  

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• Coordinamento attività che necessitino il coinvolgimento di più Uffici Comunali.
  

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• Supporto ad Assessori e Consiglieri Comunali.
  

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• Rapporti con Istituzioni ed Enti Regionali e Nazionali.
  

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• Redazione corrispondenza, comunicati stampa, testi per prefazione volumi e per materiale pubblicitario degli eventi patrocinati dall’Ente, su indicazione del Sindaco per quanto concerne il contenuto.
  

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• Elaborazione provvedimenti (Delibere, Determine, Ordinanze e Decreti) vertenti su specifiche materie di precipua spettanza del Sindaco (Autorità Sanitaria Locale, Patrocini, Modalità attivazione impianti riscaldamento, ecc…).
  

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• Organizzazione eventi di iniziativa del Sindaco.
  

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• Realizzazione progetti specifici affidati alla Segreteria.
  

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• Collaborazione nell’organizzazione, intesa principalmente nella parte dedicata al cerimoniale, di eventi di iniziativa di altri Servizi.
  

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• Supporto a Amministratori e Dirigenti nelle fasi propedeutiche alla realizzazione di riunioni ed incontri interni ed esterni.
  

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• Supporto ai membri dello staff, sia a livello organizzativo che esecutivo.
  

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• Collaborazione con l’Ufficio Comunicazione.
  

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• Segreteria del Vice Sindaco.
  

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• Esame calendario eventi per informare l’Amministrazione e assicurare la partecipazione Istituzionale.
  

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• Gestione utilizzo Sala Giunta e Sala Consiglio e supervisione prestito opere presenti in loco.